集中管理辦公室的列印作業，固然須建立使用觀念與付費機制，但導入後所創造的多重綜效，無論是企業主、IT或總務部門，以及使用者皆可受益，整體而言就等於是企業競爭優勢的提升。

站在企業主立場，節省成本當然為首要之務，並且是整體持有成本（TCO；Total Cost of Ownership）的節省。列印管理不僅可直接節省紙張與碳粉等耗材，進而縮減購買成本，企業主也可考慮購置多功能合一的彩色雷射複合機，節省個別購入不同功能設備的投資費用，連帶降低維護管理成本。

兼顧企業效率與資訊安全

就IT部門而言，導入列印管理機制，等於建立一個集中式的列印管理平台，可協助IT部門以更快速度、精簡的人力，輕鬆迅速地掌控辦公室列印環境，適當管理及分配列印資源，進而降低維護作業所耗費的時間與心力。

舉例來說，以列印管理解決方案即時監控辦公室印表機使用狀態，一旦發生任何故障或錯誤訊息，就會主動以電子郵件通知管理人員，以便在最短時間內排除問題。而列印管理解決方案還可監控耗材存量，主動通知人員進行補充或更換。

從使用者角度來看，最顯而易見的就是工作品質提升。由於增加了插卡列印步驟，使用者可在列印前，再次檢視選取列印作業，將印錯的機率降至最低；另一方面，經過使用者插卡確認後才進行列印工作將可確保機密不外流，強化企業資訊安全。

數字化管理結合報表分析 確保列印效

從最直接的成本數字來看，倘若辦公室每月列印3,000張彩色文件及1,500張黑白文件，單張列印成本分別以5元與1元計算，如能避免40%的浪費列印，每個月可省下6,600元，換算成每年節省的費用則將近8萬元，同時更節省下大量的人力與時間。

值得注意的是，專業列印管理解決方案必須具備列印資訊的完整記錄功能，包括文件名稱、列印張數、列印尺寸、列印時間、列印方式，以及使用者與電腦名稱，藉此進行分析，真正杜絕私人列印問題，確保公務列印的效率。

此外，監控耗材存量的功能，也可延伸記錄列印張數與碳粉更換次數，精確分析列印成本，結合完整的列印資訊以製作統計報表，提供管理所須數據，據此加以改進，提升企業列印環境的效率與品質。

唯有選擇具備完整功能的列印管理解決方案，才能為辦公室列印環境創造最佳的成本效益比，從而達到提升企業競爭優勢的目的。