網際網路加速了資訊的傳遞與流動，全球化經濟促使商業互動頻繁，辦公室列印的需求就愈多愈複雜；而彩色化應用就是因應現今企業發展及業務需求所形成的明顯趨勢。

企業要確保資訊品質與效率，又要降低成本提高競爭力，兩難問題因而形成。要解決這項課題，「整合與管理」將是達成降低成本、提升效率與確保競爭力關鍵所在。運用在辦公室列印環境，可以兼顧企業對品質與成本的追求。

以整合強化效率

辦公室環境充斥著許多不同功能的機器設備，包括影印機、印表機、傳真機、掃描器等。不僅佔用空間，操作介面也各異，高居不下的購置成本也很難以管理來降低。因此，企業須以整合的作法來達到降低成本的目的，「複合機」以單一機體提供多功能的應用方式，正是目前最為普遍的解決方案。

過去，要齊備彩色影印、彩色列印、彩色傳真與彩色掃描這四大功能，傳統個別購置設備的作法，投資成本動輒在六位數以上；然而，採用彩色雷射複合機，同樣能享有四大彩色e化功能，但成本卻只有原先個別購置的一半不到。

更重要的是，彩色雷射複合機還有節省空間、使用簡便等多重效果。除了以購置成本評比，企業也須考量彩色雷射複合機是否內建領先技術，以確保最佳投資報酬率。包括超微粒亮彩碳粉、修邊補點解析度提升、彩色網點半色調調校、自動影像資料判別，皆是提升彩色e化品質的必備要件。

以管理提升競爭力

所謂整體擁有成本TCO（Total Cost of Ownership）包含了購置及使用成本；因此，以彩色雷射複合機降低購置成本後，接著就要以列印管理來達到降低使用成本的效果。

列印管理之所以有效，就是同步落實事前控管及事後分析，去除不必要的列印浪費。事前控管的關鍵在於使用者付費機制，以IC儲值晶片卡來落實使用者付費及利潤中心的管理精神。只要依部門需求與預算設定列印權限，結合實際使用狀況計費，就可提供詳細的費用歸屬及轉嫁依據。

而事後分析，則是透過列印管理伺服器自動紀錄完整的列印資訊，包括文件名稱、列印張數、列印尺寸、列印時間與方式，及使用者與電腦名稱，進行列印成本的分析及控管。